Enterprise Resource Planning

 

ERP staat voor Enterprise Resource Planning. ERP heeft tot doel om de productiviteit van organisaties te maximaliseren, kosten te beheersen en optimaal te voldoen aan klantwensen. OcErp realiseert dit door de automatische afhandeling van logistieke, administratieve en financiële bedrijfsprocessen onder te brengen in één bedrijfsbreed informatie- en managementsysteem.

 

In het pakket geïntegreerde mogelijkheden. 

Offertes

Orders

Relatiebeheer

Productenbeheer

Producten importeren

Voorraadbeheer

Inkooporders

Factureren

Facturen export

Urenverantwoording

Kilometerverantwoording

Kilometerdeclaraties

Actiepunten

Configuratiebeheer

 

Reparatieafhandeling

Serviceafhandeling

RMA afhandeling

 

 

 

Het programma is opgedeeld in modules. Deze zijn optioneel aan de basis module toe te voegen. Hoe meer modules, hoe meer u kunt met het OcErp.

Bovendien voorziet OcErp in een rechtensysteem. Hiermee kunt u precies definiëren  welke medewerker welke handelingen mag verrichten binnen het programma.

 

Basissysteem

Het basissysteem is een multiuser omgeving zonder beperking op het aantal gebruikers. Het bestaat uit :

 

Module Relatiebeheer

Met de module relatiebeheer  kunt u de gegevens van uw relaties vast leggen. Onder relaties vallen zowel klanten als leveranciers.

Per relatie worden naast de naam en zoeknaam een aantal groepen van gegevens vast gelegd.

Adressen

Het is mogelijk om per relatie meerdere adressen in te voeren. Bijvoorbeeld postadres, bezoekadres en factuuradres. Ook adressen van meerdere vestigingen vallen onder de mogelijkheden.

Telefoonnummers

Hieronder vallen ook fax en mobiel nummer en e-mail adres.

Contactpersonen

Per relatie kunnen meerdere contactpersonen ingevoerd worden. Bij deze contactpersonen kunnen de functie n de persoonlijke gegevens (zoals rechtstreeks telefoon en fax nummer en privé adres) toegevoegd worden

Speciale opties

De speciale opties kunnen gebruikt worden om relaties in groepen in te delen. Dit kan gebruikt worden om bijvoorbeeld een adreslijst voor een mailing of voor kerstgroepen samen te stellen.

 

Relaties afdrukken

Van de relatiegegevens kunnen verschillende afdrukken gemaakt worden.

 

Module Voorraadbeheer

Met de module voorraadbeheer kunt u alle beschikbare producten beheren en inzicht krijgen in uw voorraadpositie

 

Producten kunnen handmatig worden ingevoerd maar handiger is de zeer krachtige en flexibele import tool waarmee op eenvoudige wijze productlijsten van leveranciers kunnen worden ingelezen.

 

De module voorraadbeheer geeft ten alle tijden inzicht in de aanwezige voorraad en biedt daarnaast de mogelijkheid om materiaal uitgifte aan servicemonteurs nauwgezet te administreren.

Module Offertes en orders

Deze module bevat alles dat nodig is om offertes en orders te beheren.

U kunt hiermee op gebruikersvriendelijke wijze offertes maken. Wanneer deze geaccepteerd zijn kunt u de offerte omzetten naar een order.

Het verloop van de offertes en orders:

 

Module Inkopen

Met de inkopen module kunt u uit de verkooporders rechtstreeks inkoopbonnen maken.

Tijdens het verwerken van de inkoopbon kunt u nog artikelen toevoegen of de aantallen aanpassen. Bovendien kunt u tijdens het inkopen artikelen vervangen door een alternatief, wanneer de op de order vermelde artikelen niet meer (of moeilijk) leverbaar zijn. De order kan dan automatisch aangepast worden.

Met de module inkopen wordt ook de producten ontvangst geactiveerd. Dit maakt het mogelijk om de goederenontvangst te administreren. Na inboeken van de ontvangsten wordt er een routingbon afgedrukt zodat binnengekomen artikelen eenvoudig toegewezen kunnen worden aan de verkooporders waarop ze besteld zijn. De overige artikelen komen in de voorrad.

 

Module Bonnen

De module bonnen bestaat uit reparatiebonnen, RMA bonnen en servicebonnen.

Met reparatiebonnen kunt u de door u uitgevoerde reparaties registreren en beheren. Op de reparatiebon kunt u ook de gebruikte producten invoeren. Deze worden automatisch van de voorraad afgeboekt, en tijdens het factureren meegenomen op de factuur. Bij garantie afhandeling worden de producten desgewenst met een verkoopprijs van € 0,- op de factuur vermeld.

RMA bonnen zijn bedoeld om mee te sturen met de op RMA basis teruggestuurde artikelen.

Servicebonnen worden achtergelaten na een klantbezoek, waarop de gemaakte uren en gebruikte materialen zijn verantwoord. Ook hier geldt dat de gebruikte materialen automatisch van de voorraad afgeboekt worden, en tijdens het factureren meegenomen op de factuur. Bij garantie afhandeling worden de producten desgewenst met een verkoopprijs van € 0,- op de factuur vermeld.

 

Module Urenregistratie

In de urenregistratie kunnen alle (of alleen de declarabele uren) van de medewerkers ingevoerd worden. Bij de reisuren kunnen ook de kilometers geregistreerd worden. De declarabele uren worden automatisch meegenomen bij het genereren van facturen. Verder kunt u management overzichten uitdraaien waarmee u de productiviteit van uw medewerkers kunt toetsen.

 

Module Factureren

Naast het handmatig invoeren van facturen kunt u automatisch factureren. Hiermee krijgt u een overzicht van de openstaande zaken per relatie. U kunt dan op eenvoudige wijze aangeven wat op de factuur moet komen, wat er als garantie afgehandeld is, en wat er niet gefactureerd moet worden.

Bij het automatisch factureren worden de volgende punten meegenomen:

 

Vervolgens kunnen de gemaakte facturen geëxporteerd worden naar uw financiële pakket.

 

Module Actiepunten

Actiepunten worden gebruikt om de  werkopdrachten voor de individuele medewerkers vast te leggen. Waarbij de mogelijkheid bestaat om een werkopdracht te voorzien van gewenste uitvoeringsdatum/tijd en een omschrijving en de gegevens van de relatie waarvoor de opdracht moet worden uitgevoerd.

 

Module Configuratiebeheer

(Deze module is nog in ontwikkeling)

Configuratiebeheer is bedoeld om vast te leggen welke configuraties u bij uw klanten geleverd heeft.

De configuratie kan in een boom structuur vastgelegd worden. Beginnend bij het bijvoorbeeld het netwerk, vervolgens de netwerkapparatuur, de servers en werkstations. Steeds gedetailleerder tot en met de serienummers van de onderdelen in de werkstations, en bijvoorbeeld de IP nummers van de netwerkkaarten.

 

Systeem vereisten

Voor het gebruik van OcErp is geen bijzondere hardware nodig. Een normaal werkstation voldoet al snel.

Minimale eisen:

Pentium III 500 Mhz

128 Mb intern geheugen

Windows 98 of hoger

Microsoft Access 2000 runtime (Microsoft Access 2000 aanbevolen)

 

Leveringspakket

Het pakket wordt geleverd op één CD met de volgende bestanden:

 

 

klik hier om de pdf versie te downloaden.